이미지제공=생성형AI

[대한민국명강사신문=조재옥 기자]

보고서 마감이 다가오면 사무실의 공기는 무거워진다. 자료는 충분한데 문장은 잘 이어지지 않고, 무엇을 강조해야 할지 판단도 흐려진다. 최근 많은 직장인이 이 순간을 생성형 AI로 넘기려 한다. “AI로 보고서를 쓴다”는 말은 이제 일상이 됐다. 그러나 AI를 사용했다고 해서 보고서의 완성도가 자동으로 높아지는 것은 아니다. 결과의 차이는 기술이 아니라 선택에서 시작된다.

같은 AI를 써도 결과가 다른 이유

실무에서 가장 자주 비교되는 도구는 ChatGPT와 Gemini다. 두 AI 모두 텍스트를 생성하지만, 보고서 작성 과정에서 수행하는 역할은 분명히 다르다. 이 차이를 이해하지 못하면 “AI를 썼는데도 일이 줄지 않는다”는 말이 반복된다. AI는 만능 도구가 아니라 기능이 다른 작업 도구에 가깝다.

설명형 보고서와 분석형 보고서의 갈림길

보고서는 목적에 따라 성격이 갈린다. 기획안, 제안서, 임원 보고 자료처럼 설득이 핵심인 설명형 보고서는 문장의 흐름과 논리 구조가 중요하다. 이 영역에서 챗지피티는 강점을 보인다. 대화의 맥락을 이해하고, 독자의 위치에 맞춰 어조를 조정하는 데 비교적 능숙하다. 초안을 만든 뒤 “임원 관점에서 더 보수적으로 다듬어 달라”거나 “논리를 한 단계 더 정제해 달라”는 요청에도 안정적인 수정 결과를 제시한다. 보고서의 ‘읽힘’을 책임지는 역할에 가깝다.

반면 시장 조사, 경쟁사 동향, 데이터 기반 보고서처럼 정보의 정확성과 범위가 중요한 분석형 보고서는 접근이 달라야 한다. 이때 제미나이는 강력한 도구가 된다. 검색과 문서 분석을 기반으로 한 정보 수집 능력은 빠르고 넓다. 여러 자료를 짧은 시간 안에 훑어 핵심을 정리하는 단계에서는 효율이 높다. 다만 이렇게 생성된 문장은 설명 위주로 흐르기 쉬워 그대로 사용하기에는 한계가 있다.

AI 활용의 핵심은 혼합 전략이다

그래서 실무에서 점점 늘어나는 방식이 두 도구를 섞어 쓰는 혼합 전략이다. 자료 수집과 사실 정리는 제미나이에 맡기고, 이를 바탕으로 한 문장 구성과 윤문은 챗지피티로 진행한다. 마지막으로 다시 제미나이를 활용해 최신 정보 여부를 점검하면 정확성과 가독성을 동시에 확보할 수 있다. 하나의 AI로 모든 과정을 해결하려 할 때보다 오류는 줄고 완성도는 높아진다.

도구보다 중요한 것은 판단이다

그러나 이 모든 과정에서 가장 중요한 것은 여전히 사람의 판단이다. AI는 생각을 대신해 주지 않는다. 무엇을 전달할지, 어떤 독자를 설득할지, 어디까지를 보고서에 담을지에 대한 기준이 먼저 서야 한다. 질문이 흐릿하면 답도 흐릿해진다. 생성형 AI 시대의 보고서 역량은 기술 숙련도가 아니라 판단력에서 갈린다. 결국 보고서는 AI가 쓰는 것이 아니라, 선택할 줄 아는 사람이 완성한다.